News from the Canadian Gemini Office

Results from the Canadian Gemini Users’ Survey

by Stéphanie Côté and Chris Willott

The CGO in conjunction with the Canadian Gemini Science Committee (CGSC) conducted a survey of all Canadian Gemini users during the month. of July. The survey was distributed via the casca email exploder as well as sent individually to all past Canadian Gemini PIs. We were very pleased with the participation rate to our survey, with a total of 33 respondents –which is a considerable fraction of the total number of Canadian Gemini PIs since the beginning of operations (about 120). Moreover the vast majority of the respondents answered all of the 40 questions, and left lots of comments. Some questions triggered comments by almost half of the respondents. We have collated more than 10 pages of comments and are still in the process of ingesting all of these ideas. Interestingly there are some recurrent common threads, which we’ll discuss below.

The survey consisted of two sections. The first section had specific questions to be addressed in view of the Gemini science operations long range plan, while the second section covered all aspects of Gemini to gauge levels of satisfaction and issues of concern to the Canadian users.

The first questions touched on the heart of the present Gemini operations model, which is focused on queue-scheduled observations. Users were asked what mixture of queue and classical observations they preferred.

An overwhelming majority of 70% of users chose a “mostly queue for more than 50% of the time and with some classical time” model,  compared to only 13% who preferred “100% queue” and 17% who preferred “50% queue and 50% classical”. To gain some insight into the Canadian users’ perception of queue observations, they were asked to rank some statements on a scale of 1 (strongly agree) to 5 (strongly disagree). Canadian users agree that queue observing is more efficient than classical for delivering scientifically usable datasets (average=2.0, median=2). They do not feel much more or much less competent than the observatory staff for acquiring their own data (average=3.2, median=3). They do not feel a greater sense of urgency to reduce data they have obtained themselves rather than in queue (average=3.6, median=4). And they do think that it is important for students and postdocs to learn to use facilities like Gemini (average=1.7, median=2). These results show that Canadian users are very much at ease with queue observing and satisfied with this model of operations.

The last part of the first section dealt with the idea of uniting all the various national Time Allocation Committees into one single unified TAC. This would make it easier for large joint programs to obtain all the time needed, which for the moment is difficult because of the various rankings through the various TACs.

Canadian users were very much divided on this issue, being strongly in favor or strongly against, but with a majority being in favor (average=2.7, median=2).

The second section of the survey dealt with questions about Gemini usage which turned out to be the most interesting in the survey. Canadian users were asked what, in their opinion, causes the low oversubscription rates for Canadian Gemini time. Nearly half of them (45%) replied that it was because their queue programs do not get observed or are only partially completed. This confirms what we have seen previously amongst our PIs, that if they get scheduled 2 or 3 times in the queue and end up not getting any data in the end, they simply give up and stop applying for time. This is also confirmed by the numbers from another set of questions in the survey, where we asked users a) how many of their Gemini proposals had been in the queue; b) of these how many had received data of sufficient quality/quantity to publish and c) of these how many had been published.

The numbers show that only 61% of the scheduled queue programs received scientifically useful publishable data sets (and of these 46% were published). This finding was thoroughly discussed at the recent Gemini Operations meeting, and helped define possible improvements of strategy for queue observing to be implemented in the future. The gist of it is that fewer programs would be scheduled (and hence less PIs would take time to fill in a phase2), based on the fact that weather patterns are much better known now for both sites and hence it is much better known how to fill in the various bins of observing conditions; but that, once in the queue, the program would be essentially guaranteed to be observed (in other words less PIs filling Phase2s for nothing). This strategy is still being debated and will need much further refinement and discussion, but we will be briefing the Canadian users in detail about this and other science operations updates in future E-Cass articles.

To the question about telescope usage, there are also 45% of PIs who indicated that they prefer to use other facilities providing capabilities better suited to their science. Indeed it is fairly easy these days to find collaborators who have access to other large telescopes, and some Canadian users are voting with their feet, to find opportunities elsewhere. We asked them to which telescopes they had applied to as PI over the last 3 years.

80% had applied to Gemini (and 50% to CFHT) but it was surprising to see that a very large number had applied as PI to the VLT (30%), and some also to Magellan (17%) and Keck (17%), 23% for HST and less than 13% for each of 20 other facilities at all wavelengths. The VLT accepts proposals with foreign PIs as long as at least 2/3 of the co-Is are from ESO member states. Through collaborations Canadian users can access instruments better matched to their science.

Respondents were asked about the suite of instruments currently available and coming in the future. As we already knew from publication statistics, the GMOS instruments are the workhorses of the Observatory and many Canadian users are eager to see a long-awaited upgrade of the GMOS instruments with red-sensitive CCDs. The most popular new instruments on the horizon are the Multi-Conjugate Adaptive Optics facility and FLAMINGOS-2, the near-IR wide field imager and multi-object spectrometer. It is expected that these two instruments will soon redress the North/South oversubscription imbalance. When questioned about the future Aspen instrumentation, the somewhat surprising result is that more respondents said that Ground Layer Adaptive Optics (GLAO) would be important for their future research than either WFMOS or GPI. There were several comments that GLAO should be complemented with a dedicated imager and multi-slit or multi-IFU instrument to take advantage of the full AO-corrected field of view.

Gemini currently runs a time exchange program where certain instruments are available on Keck and Subaru to offer capabilities not provided by the Gemini telescopes. Even though only 7% of respondents had taken advantage of this program, 31% thought they would in the future and there is very strong support for expanding this program to include other instruments and observatories.

Canadian users were also asked in the survey about Phase1, Phase2 and data reductions. When asked how easy it was to use the tools (PIT, OT, and Gemini iraf), again on a scale of 1 (very easy) to 5 (very difficult), Phase 1 (PIT) was considered rather easy (average=2.3, median=2), Phase2 (OT) in the middle (average=2.9, median=3), and data reductions also in the middle (average=3.1, median=3). More than 2/3 of the PIs reported using Gemini iraf, at least partly, for their reductions. The comment that came back the most often in the survey was a request from users to have a simple latex form for Phase1 (just like ESO, HST, NOAO etc) instead of PIT. This might very well happen, although perhaps not in the very near-term. Also there were several comments requesting data reduction pipelines. This was also the most popular answer when we asked what improvements would help users to speed up the publication of their Gemini data: 45% requested better data reduction pipelines, tied for first place with 45% requesting better data reduction cookbooks. Indeed there is a large effort already currently underway at Gemini to produce such pipelines, and the first ones, for simple imaging, should be ready within a year.

Users were asked about their experiences using the Gemini Science Archive hosted by the CADC. About 70% said that they used the archive to check for existing observations and download PI data and calibrations. Users were on the fence when asked if it is easy to find the information required to use the archive and easy to find the necessary datasets, although there were several comments that it was hard to find data and relevant calibrations. All comments about the archive have been passed on to the CADC.

Last but not least,  we asked users to rank the support provided by the CGO and by the Gemini staff.

We were extremely pleased to receive the highest grades from our users. Again on a scale of 1 (very good) to 5 (very poor), the CGO received an average=1.6, median=1, while the Gemini staff got an average =2.2, median=2. There were many appreciative comments from the users and we were delighted to know that all our efforts are appreciated by the Canadian astronomical community.

We wish to thank deeply all the respondents who took the time to participate to the survey and share with us their ideas and insights. This was extremely informative for us, and will greatly help us improve Gemini operations along the wishes of our Canadian Gemini users. 

Nouvelles du Bureau Gemini Canadien

Sondage des Usagers Gemini Canadiens

Le BGC conjointement avec le Comité Scientifique Gemini Canadien (CSGC) a conduit un sondage de tous les usagers Gemini canadiens durant le mois de Juillet. Le sondage a été distribué via courriels à tous les membres de la CASCA ainsi que par des courriels individuels à tous les chercheurs principaux (PIs) de demandes Gemini canadiennes par le passé. Nous avons été agréablement surpris du taux de participation au sondage, avec un total de 33 répondant(e)s – ce qui est une bonne fraction du nombre total de PIs Gemini canadiens depuis le début des opérations (environ 120). De plus la majorité des répondant(e)s ont répondu à toutes les 40 questions, et ont laissé beaucoup de commentaires. Certaines questions ont même provoqué des commentaires de presque la moitié des répondants. Nous avons recolté plus de 10 pages de commentaires et sommes encore dans le processus d’absorber toutes ces idées. Il est interessant de voir certains recoupements communs parmi les commentaires, que nous mentionnerons plus bas. Le sondage consistait en deux sections, la première avec des questions spécifiques à aborder en vue du plan à long terme des opérations scientifiques de Gemini, et la seconde pour couvrir tous les aspects de Gemini pour jauger les niveaux de satisfactions et les sujets d’intérêt des usagers canadiens.

Les premières questions touchaient au cœur du présent modèle d’opérations de Gemini, qui est centré sur des observations cédulées en mode queue. Nous demandions aux usagers quelle mélange d’observations en queue ou en mode classique ceux(celles)-ci préfèreraient. Une grande majorité de 70% des usagers ont choisi un modèle « surtout en queue pour plus de 50% du temps avec un peu de temps classique », alors que seulement 13% ont préféré « 100% en queue » et 17% un modèle « 50% queue et 50% classique ». Pour avoir un aperçu des perceptions des usagers canadiens sur les observations en mode queue, nous leur demandions d’évaluer certaines déclarations sur une échelle de 1 (tout-à-fait d’accord) à 5 (pas du tout d’accord). Les usagers canadiens sont d’accord que le mode queue est plus efficace que le mode classique pour livrer des ensembles de données scientifiquement utiles (moyenne=2.0, médiane=2). Ils(elles) ne se sentent pas plus ou moins compétent(e)s que le personnel de l’Observatoire pour récolter leurs propres données (moyenne=3.2, médiane=3). Ils(elles) ne sentent pas plus d’urgence à réduire les données obtenues eux(elles)-mêmes plutôt qu’en mode queue (moyenne=3.6, médiane=4). Et ils(elles) pensent que c’est important pour les étudiant(e)s et postdocs d’apprendre à utiliser les installations comme Gemini (moyenne=1.7, médiane=2). Ces résultats montrent que les usagers canadiens sont très à l’aise avec le mode d’observation en queue et en sont satisfaits.

La dernière partie de cette première section concernait l’idée d’unir tous les différents comités d’allocation de temps nationaux en un seul CAT unifiée. Cela faciliterait les grands projets joints à obtenir tout leur temps nécessaire, ce qui est difficile présentement à cause des notes variées données par les différents CAT. Les usagers canadiens sont très divisés sur cette question, étant soit tout-à-fait d’accord soit pas du tout d’accord, mais avec une majorité étant en faveur (moyenne=2.7, médiane=2).

La seconde section du sondage débutait avec des questions sur l’utilisation de Gemini, qui se sont avérées les plus intéressantes du sondage. Nous demandions aux usagers canadiens ce qui, selon leur opinion, était la cause des bas taux de demande du temps Gemini canadien. Presque la moitié (45%) ont répondu que c’était parce que leur programmes en mode queue ne se font pas observer ou sont seulement partiellement complétés. Cela confirme ce que nous avions déjà remarqué parmi nos applicants, que s’ils(elles) se font céduler 2 ou 3 fois en mode queue sans jamais obtenir de données à la fin, ceux(celles)-ci abandonnent tout simplement et n’appliquent plus pour du temps dans le futur. Ceci est également confirmé par les réponses obtenues à une autre série de questions dans le sondage, où l’on demandait aux usagers a) combien de leur demandes Gemini ont été cédulées dans la queue, b) parmi celles-ci combien ont obtenues des données suffisantes en quantité/qualité pour être publiées ; et c) parmi celles-ci combien sont publiées. Les résultats montrent que seulement 61% des programmes cédulés dans la queue ont reçu des données scientifiques utiles et publiables (et parmi ceux-ci 46% sont publiés). Ce résultat a été longuement discuté à la rencontre récente du groupe de travail sur les opérations Gemini, et ont permis de définir certaines améliorations de la stratégie du mode queue qui pourraient être implementées dans le futur. En gros l’idée serait que moins de programmes seraient cédulés (et donc moins de PIs prendraient le temps de faire une Phase2), basé sur le fait que la météo est bien mieux connue maintenant pour les deux sites et donc on sait mieux comment remplir les diverses catégories de conditions d’observations d’une façon plus réaliste ; et que, une fois dans la queue, un programme serait essentiellement garanti d’être observé (en d’autres mots moins de PIs qui remplissent des Phase2s pour rien). Cette stratégie est encore à l’état d’ébauche et devra être encore beaucoup discutée, mais nous informerons les usagers canadiens en détail sur tous les changements aux opérations scientifiques dans des articles futurs de E-Cass.

A la question sur l’utilisation de Gemini il y a également 45% des usagers qui ont indiqué qu’ils(elles) préferent utiliser d’autres installations fournissant des instruments mieux adaptés à leur science. En effet il est très facile de nos jours de trouver des collaborateur(trice)s ayant accès à d’autres grands télescopes, et certains usagers canadiens font ce choix pour trouver de bonnes occasions ailleurs. Nous avons demandé à quels télescopes ils(elles) avaient appliqué comme PI au cours des 3 dernières années. 80% ont appliqué à Gemini (et 50% au TCFH) mais c’est assez surprenant qu’un très grand nombre ont aussi appliquée comme PI au VLT (30%), ainsi qu’à Magellan (17%) et Keck (17%) ; de plus 23% ont appliqué à HST et moins de 13% pour chacune des 20 autres installations à des longueurs d’onde variées. Le VLT accepte des demandes avec des PIs étrangers, à condition qu’au moins les 2/3 des collaborateur(trice)s soient d’un pays membre de l’ESO. Grâce aux collaborations les usagers canadiens peuvent avoir accès à des instruments mieux adaptés à leur science.

Nous avons sondée les répondant(e)s sur la suite d’instruments disponibles présentement et dans le futur. Comme nous le savions déjà par nos statistiques, les instruments GMOS sont les « bêtes de travail » de l’Observatoire et plusieurs usagers canadiens sont impatients de voir l’amélioration tant attendu des instruments GMOS grâce à de nouveaux CCD plus sensibles dans le rouge. Les instruments à l’horizon les plus populaires sont le « Multi-Conjugate Adaptive Optics » et Flamingos-2, l’imageur et spectrographe multi-fentes à grand champ dans l’infra rouge proche. Ces deux instruments vont sans doute redresser le désequilibre Nord/Sud qui existe présentement dans le nombre de demandes de temps reçues. Questionné(e)s sur l’instrumentation future d’Aspen, le résultat assez surprenant est que plus de répondant(e)s ont dit que le Ground Layer Adaptive Optics (GLAO) serait important pour leurs recherches futures plutôt que WFMOS ou GPI. Il y avait aussi plusieurs commentaires que GLAO devrait être complémenté par un imageur dédié et un instrument multi-fentes ou multi-IFU pour prendre avantage du plein champ corrigé par l’OA.

Gemini opère actuellement un programme d’échange de temps qui rend accessible certains instruments du Keck et de Subaru qui ne sont pas disponibles sur Gemini. Même si seulement 7% des répondant(e)s ont pris avantage de ce programme, 31% ont indiqué qu’ils(elles) seraient intéressé(e)s à l’utiliser dans le futur et beaucoup ont demandé d’étendre ce programme pour inclure plus d’instruments et d’observatoires.

Les usagers canadiens se sont fait poser des questions dans le sondage à propos de la Phase1, Phase2 et des réductions de données. Interrogé(e)s sur la facilité à utiliser les outils (PIT, OT, Gemini iraf), sur une échelle de 1 (très facile) à 5 (très difficile), ils(elles) ont répondu que la Phase1 (PIT) est plutôt facile (moyenne=2.3, médiane=2), la Phase2 (OT) est ni facile ni difficile (moyenne=2.9, médiane=3), et que les réductions de données sont aussi ni faciles ni difficiles (moyenne=3.1, médiane=2). Plus des 2/3 des PIs ont dit utiliser Gemini iraf, au moins partiellement, pour leurs réductions. Le commentaire qui est revenu le plus souvent dans le sondage est une requête des usagers pour un simple formulaire latex pour la Phase1 (comme pour ESO, HST, NOAO etc) au lieu de PIT. C’est très probable que ce vœu pourra se concrétiser bien que peut-être pas dans le court terme.

Il y a eu également beaucoup de commentaires demandant des pipelines de réductions de données. Ceci a aussi été la réponse la plus populaire à la question de quelle amélioration aiderait le plus les usagers a accélérer la publication de leurs données Gemini : 45% ont demandé de meilleures pipelines de réductions de données, ex-aequo avec 45% demandant de meilleurs manuels de recettes de réductions de données. En effet il y a déjà un grand effort déployé à Gemini pour produire de tels pipelines, et les premières, pour l’imagerie simple, devraient être prêtes au courant de l’année.

Les usagers ont été sondé(e)s à propos de leurs expériences avec l’Archive scientifique de Gemini, offerte via le CCDA. Environ 70% ont utilisé l’archive, pour vérifier l’existence de certaines observations et pour obtenir leurs données et calibrations prioritaires en tant que PI. Les usagers étaient partagés sur la question de la facilité à trouver l’information sur la toile pour utiliser l’archive, et la facilité à trouver les ensembles de données dans l’archive (ni facile ni difficile), bien que plusieurs ont commenté qu’il était quelquefois difficile de trouver toutes leurs données avec les calibrations associées. Tous les commentaires sur l’archive ont été transmis au CCDA.

Finalement nous avons demandé aux usagers d’évaluer le support reçu du Bureau Gemini Canadien et par le personnel de l’Observatoire. Nous avons été extrêmement heureux de recevoir la plus haute note de nos usagers : sur une échelle de 1 (très bon) à 5 (très pauvre), le BGC a reçu une moyenne de 1.6, médiane=1, tandis que le personel de Gemini ont reçu une moyenne=2.2, médiane=2. Les usagers ont laissé également de nombreux commentaire d’appréciation et nous avons été ravis de voir que tous nos efforts sont appreciés par la communauté astronomique canadienne.

Nous désirons remercier vivement tous les répondant(e)s qui ont pris le temps de participer à ce sondage et de partager leurs idées avec nous. Cela a été extrêmement informatif pour nous, et nous sera d’une grande aide pour nous aider à améliorer les opérations Gemini selon les vœux de nos usagers Gemini canadiens.

Stéphanie Côté, Group Leader of the Canadian Gemini Office, Chef de Groupe du Bureau Gemini Canadien

Chris Willott, Chair of the Canadian Gemini Science Committee, Président du Comité Scientifique Gemini Canadien