JCMT CTAG Report for Semester 2000-B
Rapport du GATC du TJCM pour le Sem. 2000-B

Electronic Submission

37 proposals were submitted to the Canadian Time Allocation Group (CTAG) for time in semester 00B, up slightly over semester 00A. All proposals were received via e-mail to HIA/Victoria of the completed Postscript file, and the process continues to operate very smoothly, thanks to the efforts of Brenda Parrish and Jacques Vallée at the HIA in Victoria.

Sollicited referees respond by emails. There is a high percentage (86%) of responses from referees; two, and occasionally three, were requested for each proposal. The CTAG considers referees' input to be a vital part of complete and fair assessment of the proposals, and wishes to record its sincere appreciation to all referees for their efforts.

Soumission Electronique

Le Groupe d'Allocation de Temps Canadien (GATC) a recu 37 demandes de temps au semestre 00B, un peu plus qu'en 00A. La procédure de soumission est par courriel en une seule filière Postscript à l'HIA/Victoria. Le processus opère sans heurt, grâce aux efforts de Brenda Parrish et Jacques Vallée de l'IHA à Victoria.

Les arbitres sollicités répondent par courriel. Plus de 86% de tous les arbitres ont répondu. Pour chaque demande, deux et quelquefois 3 arbitres furent sollicités. Le GATC trouve vital l'apport des arbitres pour une évaluation complète et raisonnable, et remercie tous les arbitres pour leur effort.

CTAG meeting

CTAG is charged with the task of recommending observing time allotments for the James Clerk Maxwell Telescope (JCMT). The CTAG meets twice yearly to assign time in the forthcoming semester.

The membership of the CTAG at its most recent meeting was as follows:

Réunion du GATC

Il revient au GATC de faire le partage du temps d'observation au Télescope James Clerk Maxwell (TJCM). Le GATC se réunit deux fois par an, à chaque semestre.

Les membres présents à la dernière rencontre du GATC étaient:

Judith Irwin (Queen's U.)
Gilles Joncas (U. Laval)
Henry Matthews (JAC-Hilo & NRC-HIA), Chair / Président
George Mitchell (St.Marys's U.)
Simon Morris (NRC-HIA)
The new members one this occasion, Irwin, Joncas and Morris, were welcomed to the CTAG.

The CTAG met to discuss proposals to use the JCMT during semester 00B (August 2000 - January 2001) on May 20/21 in Victoria, ably assisted by Dr. Jacques Vallée as Technical Secretary. Taking into account comments from referees, technical assessors and the CTAG's own assessments the proposals were ranked in order of overall merit and a provisional allocation of time made. At the recent meeting of the International Time Allocation Committee (ITAC) in Swindon, U.K. on June 6 these allocations were ratified.

The allocations for successful proposals are posted on the JCMT Web pages. Please note that the Web listing is ordered by proposal number, not overall merit. If a proposal does not appear in this list, then it was not awarded time in semester 00B. In either case, further information will be sent to the PI's in the form of feedback from the CTAG later in June 2000.

Le GATC a accueilli ses nouveaux membres, Irwin, Joncas et Morris.

Le GATC s'est réuni le 20-21 mai 2000 à Victoria pour évaluer les demandes de temps canadiennes pour le semestre 00B (août 2000-janvier 2001), avec l'aide compétente du Dr. Jacques Vallée comme Secrétaire technique. Le GATC a placé les demandes de temps selon le mérite scientifique, tenant compte des commentaires des arbitres, des évaluateurs techniques, et de l'évaluation du GATC, et une distribution provisoire du temps a été faite. Cette distribution fut ratifiée à Swindon le 6 juin par le Comité International d'Allocation du Temps (CIAT).

On peut voir sur la toile du TJCM la liste des demandes de temps fructueuses. Svp noter que ces demandes sont rangées selon leur numéro de demande, pas leur mérite scientifique. Si une demande n'y est pas là, alors elle n'a pas eu de temps au semestre 00B. Des informations plus détaillées seront envoyées par le GATC plus tard en juin 2000 aux Chercheurs Principaux.

Flexible scheduling

Not all successful proposals will be completed in semester 00B, as the CTAG somewhat over-allocates the available time in order to allow flexible scheduling to work and to accommodate the possibility of extended instrument downtime and/or poor weather. As a partner in JCMT, Canada does have its own special flavour of flexible scheduling, attempting to recognise the interest of many observers to take part in their own observing, while giving high-frequency programs the best chance to succeed. Regardless of observing frequency the primary goal of Canadian flexible scheduling is to complete the highest-ranked proposals, hopefully the top third of the list, at least.

As requested by the CASCA Board, and in consultation with the telescope scheduler (Graeme Watt at the JAC) Canada will be assigned blocks of time of order one week in length, for the most part. For flexible-scheduling to work well it will be necessary for one or two PI's or co-I's, and/or students, to be present throughout a given block. Each block of time will have a coordinating staff member from HIA or JAC available to help resolve conflicts and advise on observing strategy.

Calendrier Flexible

On ne pourra pas terminer toutes les demandes fructueuses au semestre 00B, dû à l'allocation d'un peu plus de temps que possible pour permettre de céduler avec flexibilité et de pallier à la possibilité que certains instruments deviennent hors d'usage ou d'une mauvaise température. En tant que partenaire du TJCM, le Canada a developpé son propre système de calendrier flexible, donnant la possibilité à plusieurs observateurs de participer à leur propres observations, et donnant aux programmes d'observations aux hautes fréquences les meilleures chances de succès. Le but premier est de terminer les demandes les plus hautement côtées (peu importe la fréquence), incluant les trois plus méritantes demandes.

Tel que requis par le Bureau de direction de CASCA, et après consultation avec Graeme Watt du JAC qui coordonne le calendrier, le Canada obtient des blocs d'une semaine environ. Pour qu'un calendrier flexible fonctionne, il est nécessaire qu'un ou deux chercheurs principaux ou co-investigateurs ou étudiants soient présents pour l'ensemble d'un bloc de temps. Chaque bloc de temps sera coordonné par un membre du personnel de l'IHA ou du JAC pour aider à résoudre tout conflit et conseiller une stratégie pour observer.

Other issues

The CTAG will provide some input to NRC's Performance Report, noting that HIA has a rather different mandate than other NRC institutes. External recognitions of the value of HIA is essential. The CTAG drafted a statement to recognise the vital nature of the HIA's role in supporting Canadian astronomy.

The CTAG received a brief report of the CANadian SERVice observing program (CANSERV) run by HIA, endorsed the value of such short observing runs, and agreed to increase the amount of time to 6 shifts in semester 00B. The CTAG indicated a desire to be more closely involved with the CANSERV process, that a more detailed report would be useful on future occasions, and that some special effort should be made to encourage additional users of CANSERV.

Autres points d'intéret

CTAG soumettra une contribution au Rapport de Performance du CNRC, relevant le fait que l'IHA a un mandat différent des autres instituts du CNRC. Des reconnaissances externes de la valeur de l'IHA sont essentielles. Le GATC a produit un document pour reconnaître la nature vitale du rôle de l'IHA dans le support de l'astronomie au Canada.

Le GATC a reçu un bref rapport du programme de SERVice CANadien (CANSERV) d'observations tel que coordonné par l'IHA, reconnait la valeur du programme de petites observations, et accepte d'accroître le temps alloué à 6 périodes de 8h au semestre 00B. Le GATC a indiqué un besoin d'être plus impliqué dans CANSERV, d'avoir un plus grand rapport dans le futur, et que des efforts extras soient mis en oeuvre pour encourager de nouveaux utilisateurs de CANSERV.

CTAG Statistics

The CTAG allocated 4.5 shifts for student thesis Payback on Proposals approved in previous semesters, 4 shifts to program M00AC28, which was awarded long-term status in semester 00A, and 6 shifts for CANSERV.

The amount of time requested (156 shifts, including CANSERV and previously-approved thesis/long term Status proposals) greatly exceeded the 69 shifts available, resulting in an oversubscription rate of 2.3.

Statistiques du GATC

Le GATC a alloué 4.5 périodes pour les demandes de thèse étudiante pour remplacement de temps perdu, approuvées aux semestres antérieurs, 4 périodes de 8h pour le programme M00AC28 à long terme approuvé au sem. 00A, et 6 périodes pour CANSERV.

Le temps total demandé (156 périodes, dont CANSERV et les demandes déjà approuvées pour thèses/long terme) a surpassé les 69 périodes disponibles, donnant un taux de sursouscription de 2.3.

ITAC

The ITAC includes representatives from Canada (CTAG Chair), the UK, and the Netherlands and in addition to making the final time allocations for proposals from each partner country the ITAC also assesses and allocates observing time to International proposals. Besides allocating observing time the ITAC also has discussions observing operations at the telescope which can impact the final allocations.

At 33 shifts, the E&C request for Semester 00B was half that requested in semester 00A. There were 8 Director's Discretionary shifts. Purely International proposals were allocated 17 shifts for 00B. The total amount of time available for Canadian proposals increased to 69 shifts (from 61 in 00A).

CIAT

Le CIAT est composé de représentants du Canada (Président du GATC), du RU, et des Pays-Bas. En plus de finaliser les allocations de temps des pays membres, le CIAT évalue et alloue du temps aux demandes 100% internationales. Le CIAT discute aussi d'items sur les opérations observationelles au télescope touchant aux allocations de temps.

Les demandes de temps pour l'ingénierie et le commissionnement furent de 33 périodes de 8h pour 00B, soit moitié moins que pour 00A. Il y a eu 8 périodes pour le Temps Dicrétionnaire du Directeur. On a octroyé 17 périodes pour les demandes 100% internationales en 00B. Le total disponible pour les demandes canadiennes fut de 69 périodes (il était de 61 en 00A).


MatthewsH Dr. Henry E. Matthews     
Chair, Canadian Time Allocation Group for JCMT
Président, Groupe d'Allocation de Temps Canadien pour le TJCM
Henry is at the Joint Astronomy Centre in Hilo, where his research concentrates on circumstellar matter and the chemistry of evolved stars, the environments of young stars and protostellar objects, planetary atmospheres and comets.

Henry est au Joint Astronomy Center à Hilo, et ses recherches touchent aux composantes du milieu circumstellaire et la chimie des étoiles âgées, l'environnement des étoiles jeunes et des objets protostellaires, les atmosphères planétaires et les comètes.


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