Canadian Gemini Office Report

Gemini Proposal Process for Canada

The Gemini telescopes will have powerful new capabilities and new operating modes to increase efficiency. All aspects of Gemini operations, from the proposal system through the way in which observations are done, are designed to maximize the scientific output of the telescopes. The Gemini proposal system is more complex and proposals are handled differently than for the other telescopes Canada supports.

A (successful) Gemini proposal consists of two phases: Phase I which corresponds to the proposal submission for other telescopes and Phase II for those proposals that are ranked high enough that they are likely to get time. I won't say more about Phase II except that this is when PIs will describe their observing program in detail. The rest of this article will cover the Phase I process.

One of the requirements that the Gemini Observatory has placed on the  National Gemini Offices (NGOs) is that the information for successful Phase I proposals be transmitted to them in a format called XML (eXtensible Markup Language). XML is a powerful markup language that many believe will replace HTML as the lingua franca of the Web. (For those who are really interested to find out more about XML.)

Initially, the Canadian Gemini Office thought Canadians would use POOPSY to submit Gemini proposals even though Gemini had produced a Phase I Tool (PIT) for proposal submission. However, after looking at:

1. the work needed to produce a Gemini compatible POOPSY, as well as the conversion to XML
2. PIT, the Gemini Phase I Tool

PIT is a Java application that needs to be downloaded and run on the user's machine. PIT will run on Solaris, Linux (Redhat 6.0), Windows '98 and Windows NT. Proposal information entered using PIT is stored locally in XML so one does not need to be on the network to work on a proposal. You can e-mail the proposal file to a collaborator if they are also working on the proposal. Once a proposal is finished it is submitted to HIA electronically (the XML file is sent) from within PIT. Once the proposal is received at HIA it will be processed by a set of backend procedures. Canada will be using the backend S/W developed by the UK with the addition of a process written by the CGO that converts the XML into LaTeX (see below).

PIT has some nice features such as a database of Institute addresses, automatic selection of guide stars (from the CADC) and a very easy to use interface. PIT does have some limitations. First, PIT is unable to produce a hard copy directly. One must first use PIT to save the proposal as an HTML file, view this file in a browser and then print it. Also, PIT has no direct support for incorporating mathematics within a proposal. However, the backend process will convert the proposal from XML to LaTeX and any mathematics within the proposal will be properly rendered.

Look for more information on Gemini and CGO support of Gemini on the CGO Web site. The Gemini Web site has more information on PIT including installation instructions.

Phase I Readiness Review and Support Astronomer Training

In early November the Gemini Project hosted two significant events that are milestones in the life of the Project. The first of these was a readiness review to assess the state of preparation of the Mauna Kea telescope for the first semester of operations. The review evaluated not only the telecope and facilities, but also the National Gemini Offices, who will receive and process the Phase I proposals.

The review committee, which consisted of Fred Gillett (Gemini), Greg Fahlman (CFHT), Fred Chaffee (Keck - chair), and Andy Adamson (JAC/UKIRT), was pleased with the overall status of the Project and the state of preparation of the National Gemini Offices. However, there was concern that the first Gemini instrument, NIRI, has not yet passed acceptance tests, and may not be fully ready in time for the first semester. Therefore, it was recommended that the call for proposals, which was originally scheduled for December 1, 1999 be postponed. The full text of the statement issued by the Readiness Review panel can be found on the Canadian Gemini web site (http://gemini.hia.nrc.ca/sciops/call.html).

The second milestone was a training session for astronomers who will be supporting Gemini activites in Canada, the US, the UK, Chile, Brazil, and Argentina. Canadian attendees were Stephanie Cote, Dennis Crabtree, and Tim Davidge. The topics covered during the 3 day session included the Phase I proposal preparation tool (PIT), which will be used by Canadian astronomers to prepare Gemini proposals, and instrument capabilities.

A significant part of the training was dedicated to the Gemini Help Desk, which will serve as a key source of information for the user community. Rather than phone or e-mail Gemini astronomers, users will be encouraged to enter queries into the help desk, using a simple web based interface. The query will be assigned to an individual at a National Gemini Office. If an answer can not be found by NGO staff then the query will be escalated to experts who can provide answers. The Gemini Help Desk is a key component in co-ordinating the extensive knowledge base that resides in each of the partner countries.

Le Processus de soumission de demandes de temps Gemini au Canada

Les Télescopes Gemini auront de puissantes nouvelles capacités et auront de nouveaux modes d'opération pour augmenter leur efficacité. Tous les aspects des opérations de Gemini, du système de soumission de demandes jusqu'à la façon d'obtenir les observations, sont conçus pour maximiser le rendement scientifique des télescopes. Le système de soumission de demandes Gemini est plus complexe et les demandes de temps sont maniées différemment que pour les autres télescopes que le Canada supporte.

Une demande de temps Gemini se compose de deux phases: Phase I qui correspond à la soumission de la demande, comme pour les autres télescopes, et Phase II pour les demandes qui seront classées assez haut pour être susceptibles de recevoir du temps. Je ne dirai pas plus sur cette Phase II à part qu'il y s'agit pour les PIs de décrire leur programme d'observation en détail. Le reste de cet article couvrira le processus de Phase I.

Une des exigences que l'Observatoire Gemini a placée sur les Bureaux Nationaux de Gemini (BNG) est que les informations des demandes de Phase I retenues leur soient transmises dans un format appelé XML (eXtensible Markup Language). XML est un puissant language de marquage et beaucoup croit que cela remplacera HTML comme lingua franca sur le Web. (Pour ceux/celles qui sont vraiment intéressé(e)s à connaître plus sur XML.)

Initiallement, le Bureau Canadien de Gemini pensait que les Canadiens utiliseraient POOPSY pour soummettre les demandes Gemini même si Gemini avait produit un outil de Phase I (PIT=Phase I Tool) pour les soumissions de demandes. Hors, après avoir considéré:

1. le travail requis pour produire une version POOPSY compatible à Gemini, ainsi que la conversion à XML
2. PIT, l'outil de Phase I de Gemini

PIT est une application Java qu'on doit télécharger and rouler sur la machine de l'usager. PIT roulera sur Solaris, Linux (Redhat 6.0), Windows '98 and Windows NT. Les informations des demandes entrées dans PIT sont conservées localement en XML donc il n'est pas nécessaire d'être connecté sur le réseau pour travailler sur une demande. Vous pouvez e-mailer le fichier de la demande à un collaborateur qui désire aussi travailler sur la demande. Une fois que la demande est terminée elle est soumise à l'IHA électroniquement (le fichier XML est envoyé) à partir de PIT. Une fois que la demande est reçue à l'IHA elle sera traîtée par une série de procédures à l'arrière. Le Canada utilisera à l'arrière le S/W développé par le Royaume-Uni avec l'addition d'une procédure écrite par le BCG qui convertit XML au LaTeX (voir ci-dessous).

PIT a de bonnes caractéristiques telle une banque de données des adresses des Instituts/Universités, une sélection automatique d'étoiles guides (du CADC) et une interface très facile d'usage. PIT a par contre quelques limitations. D'abord, PIT est incapable de sortir une copie papier directement. On doit d'abord utiliser PIT pour sauver la demande dans un fichier HTML, regarder ce fichier dans un navigateur et ensuite l'imprimer. Ensuite PIT n'a pas directement de support pour incorporer des mathématiques à l'intérieur d'une demande. Par contre, la procédure d'arrière convertira la demande de XML à LaTeX et tout symbole mathématique dans la demande sera proprement converti.

Pour plus d'informations sur Gemini et le support du BCG veuillez consulter le site Web du BCG. Le site Web Gemini a plus d'informations sur PIT incluant les instructions d'installation.

Revue de préparation pour Phase I et entraînement des astronomes de support

Au début Novembre le Projet Gemini a été l'hôte de deux évènements significatifs représentant des jalons marquants dans la vie du Projet. Le premier fut une revue de préparation pour évaluer l'état de préparation du Télescope de Mauna Kea pour le premier semestre d'opération. Cette revue évalua non seulement le télescope et ses instruments, mais également les Bureaux Nationaux de Gemini, qui recevront et traîteront les demandes de temps Phase I.

Le comité de revue, qui se composait de Fred Gillett (Gemini), Greg Fahlman (TCFH), Fred Chaffee (Keck - président du comité), et Andy Adamson (JAC/UKIRT), a été satisfait du statut général du Projet et de l'état de préparation des Bureaux Nationaux de Gemini. Par contre, il a certaines inquiétudes à propos du premier instrument Gemini, NIRI, qui n'a pas encore passé ses tests d'acceptation, et qui ne sera peut-être pas complètement prêt pour le premier semestre. Par conséquent le comité a recommendé le délai de l'appel de demandes de temps, qui était initiallement prévu pour le 1er Décembre 1999. Le texte complet du communiqué du comité de la revue de préparation se trouve sur le site web du Bureau Canadien de Gemini (http://gemini.hia.nrc.ca/sciops/call.html).

Le deuxième jalon était une session d'entraînement pour les astronomes qui assureront le support des activités Gemini aux Canada, Etats-Unis, Royaume-Uni, Chili, Brésil, et Argentine. Les participants canadiens étaient Stéphanie Côté, Dennis Crabtree, et Tim Davidge. Les sujets couverts durant la session de 3 jours incluaient l'outil de préparation des demandes de Phase I (PIT), qui sera utilisé par les astronomes canadiens pour préparer des demandes Gemini, et les capacités des instruments.

Une bonne partie de l'entraînement fut dédiée au service d'assistance (Help desk) de Gemini, qui deviendra une source clé d'informations pour la communauté d'usagers. Plutôt que de téléphoner ou e-mailer les astronomes Gemini, les usagers seront encouragés à entrer leur questions dans le help desk, utilisant une interface simple basée sur le web. Leur question sera directement assignée à un membre du Bureau Canadien de Gemini. Si la réponse ne peut être trouvée par le personnel du BCG alors la question sera escaladée aux experts qui pourront y répondre. Le Help desk de Gemini est une composante clé pour coordonner la base considérable de savoir qui réside dans chacun des pays partenaires.

Dennis Crabtree, Stéphanie Côté, Tim Davidge Canadian Gemini Office / Bureau Canadien de Gemini

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Cassiopeia -- 1999-DS