Canadian Gemini Office Activities
Les activités du Bureau Canadien de Gemini

The Gemini telescopes will provide unique scientific opportunities to the Canadian astronomical community. Not only are the telescopes and instruments being designed in concert to obtain superb image quality, but the operational philosophy, which includes strategies such as queue-scheduled observing, is very different from what is in place at existing optical facilities like CFHT. The unprecedented capabilities of the Gemini telescopes, coupled with the quest to obtain the best image quality and exploit all observing conditions, come at the expense of increased operational complexity. For example, active optics will entail the use of additional calibration steps compared with traditional observing, while queue-scheduled observing requires comprehensive planning of observations and observing requirements at the beginning of every semester. Finally, with only a modest share of the telescopes, any Canadian observing efforts must be optimized to make the best use of the limited time available. To help the Canadian community exploit the opportunities offered by the Gemini telescopes, a Canadian Gemini Office (CGO) has been set up at the Dominion Astrophysical Observatory in Victoria, BC. The CGO staff are Andy Woodsworth, Stéphanie Côté, and Tim Davidge. Jean-Rene' Roy of l'Université Laval also is a member of the CGO and acts as Canadian Gemini Scientist. Les télescopes Gemini offriront à la communauté astronomique canadienne d'uniques possibilités scientifiques. Non seulement les télescopes et instruments sont développés conjointement pour obtenir une superbe qualité d'image, mais aussi toute la philosophie opérationnelle, incluant des stratégies telles que l'observation à queue d'exécution, est très différente de ce qui est déjà en place dans les facilités optiques existantes comme le TCFH. Le potentiel sans précédent des télescopes Gemini, couplé avec la quête de l'obtention de la meilleur qualité d'image possible et de l'exploitation efficace des diverses conditions d'observation, vient au prix d'une complexité opérationelle accrue. Par exemple, l'optique adaptative requiert certaines étapes de calibration supplémentaires comparé à l'observation traditionelle, et l'observation à queue d'exécution demande une planification de l'ensemble des observations et des besoins observationnels au début de chaque semestre. Finalement, avec seulement une part modeste des télescopes, tout effort observationnel canadien doit être optimisé pour tirer le maximum du temps disponible limité. Pour aider la communauté canadienne à exploiter les posssibilités offertes par les télescopes Gemini, un Bureau Canadien de Gemini (BCG) a été mis sur pied à l'Institut Herzberg d'Astrophysique à Victoria, C.B. Le personnel du BCG comprend Andy Woodsworth, Stéphanie Côté, et Tim Davidge. Jean-René Roy de l'Université Laval est aussi membre du BCG et agit comme Responsable scientifique canadien du Projet Gemini.
During the first half of 1999 the CGO will be setting up the infrastructure required to support Canadian proposals and the time assignment process. The key activities during this period will include:

  1. Implementing a web-based proposal system, which is currently being designed by Dave Bohlender and Daniel Durand. Gemini will require that all observing information, such as the positions and brightnesses of targets and guide stars, be submitted in a machine-readable form well in advance of observing. The use of a web-based form will greatly simplify the task of creating these databases. A similar web-based proposal application system has been in place at NOAO for the past four semesters. The proposal system that will be implemented for Gemini will have a look and feel very similar to the web-based system that is being developed for CFHT (also by Dave Bohlender and Daniel Durand).
Durant la première moitié de 1999 le BCG établira l'infrastructure nécessaire pour le support des demandes de temps canadiennes et du processus d'allocation de temps. Les activités principales durant cette période inclueront:

  1. L'implementation d'un système de demandes de temps utilisant le web, développé présentement par David Bohlender et Daniel Durand. Gemini exigera que toute information observationnelle, telles les positions et brillances des objets-cibles et des étoiles guides, soit soumise dans un format exploitable par ordinateur bien avant les observations. L'utilisation d'un formulaire de demandes de temps sur le web simplifiera grandement la tâche de créer ces bases de données. Un système similaire de demandes de temps par le web est déjà utilisé par NOAO depuis quatre semestres. Le système de demandes de temps qui sera implementé pour Gemini aura un aspect très similaire au système par le web pour le TCFH déjà en en cours de développement (aussi par David Bohlender et Daniel Durand).
  1. Implementing an automated help desk. Gemini will offer a broad range of instrumentation capabilities, and the various Gemini partner communities possess a wealth of expertise. However, the large size of the partner communities (the US and UK communities combined have almost 15 times the number of astronomers as in Canada), coupled with the global nature of the project, which spans 16 time zones, complicates efforts to extract information from experts via traditional means, such as the telephone or e-mail. In order to allow this expertise to be drawn together, and to preven various key individuals from being inundated with messages in the days prior to proposal deadlines, an automated help desk system is being developed that will connect the various national project offices and the Gemini Telescope offices in Hilo and La Serena. Queries regarding Gemini capabilities that can not be addressed by CGO staff will be routed through the help desk, and responses will come either from the experts or an archive of information that will be compiled on an on-going basis during telescope operations. Automated help desk technology is commercially available, and membe systems in early December.
  1. L'implémentation d'un service d'assistance automatisé. Gemini offrira un vaste choix d'instruments et les divers partenaires Gemini possèdent une grande richesse d'expertise. Par contre la taille imposante des communautés partenaires (les communautés des USA et du Royaume Uni combinées représentent un total de 15 fois plus d'astronomes qu'au Canada), couplée avec l'aspect international du Projet qui s'étend sur 16 fuseaux horaires, compliquent les efforts pour tirer l'information des experts grâce aux moyens traditionnels comme le téléphone ou courier électronique. Afin de rassembler efficacement toute cette expertise et d'éviter que certaines personnes clés ne soient inondées de messages dans les jours précédant la date limite des demandes de temps, un système de service d'assistance automatisé, en développement, reliera les divers bureaux de Projet nationaux ainsi que les bureaux des télescopes Gemini à Hilo et La Serena. Les questions des usagers à propos de Gemini auxquelles le BCG ne pourra répondre seront alors redirigées grâce au service d'assistance et les réponses viendront soit des experts soit d'une archive d'informations qui se compilera au jour le jour lors des opérations des télescopes. La technologie des services d'assistance automatisés est disponible sur le marché et les membres du BCG évalueront certains systèmes potentiels en début décembre.

  1. User outreach. During the first half of 1999 members of the CGO plan to visit various Canadian universities to brief the user community on issues such as Gemini capabilities, how to apply for time, etc. This outreach will take place in advance of the first call for proposals, which will likely be within a year. The CGO will also place information regarding instrumentation performance on the web as it becomes available.
  1. Campagne de familiarisation des usagers. Pendant la premiere moitié de 1999 les membres du BCG comptent visiter plusieurs universités canadiennes afin d'informer la communauté d'usagers sur le potentiel de Gemini, comment appliquer pour du temps d'observation, etc. Cette campagne se tiendra bien à l'avance du premier appel de demandes de temps qui sera probablement lancé d'ici un an. Le BCG placera également sur le web toute information concernant les performances des instruments dès que celles-ci deviendront disponibles.
  1. Familiarization with Gemini -- Davidge and Côté will become involved in various ways with Gemini commissioning and planning for operations, so they will be well prepared to assist Canadian users in responding to the first call for proposals
  1. Familiarisation avec Gemini -- Davidge et Côté seront impliqués dans divers aspects du commissionnement de Gemini et de la planification des operations, afin d'être bien preparés à assister les usagers canadiens lors du premier appel de demandes de temps.
Tim Davidge et Stéphanie Côté,
le 3 Décembre 1998

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